Toplas: 24/7 bereikbaarheid en hogere leadconversie dankzij een AI-gedreven digitale secretaresse
Toplas: 24/7 bereikbaarheid en hogere leadconversie dankzij een AI-gedreven digitale secretaresse
Bereikbaarheid is een van de meest onderschatte groeifactoren voor industriële bedrijven. Wanneer klanten niet snel geholpen worden of hun oproep onbeantwoord blijft, gaat niet alleen een verkoopkans verloren, maar ook het vertrouwen in de samenwerking. Zeker in een internationale context, waar taalbarrières en tijdszones extra druk leggen op de klantenservice.
Intro
Toplas, een internationale speler in de staalindustrie met klanten in België, Nederland en Duitsland, werd geconfronteerd met precies dit probleem. Een groeiend aantal websitebezoekers en een hoge telefonische vraag zorgden voor druk op de bereikbaarheid en klantopvolging. In samenwerking met AI-D implementeerde Toplas een AI-gedreven digitale secretaresse: een combinatie van een chatbot en een voice agent die klantinteracties automatiseert en optimaliseert.
Het resultaat: een volledige 24/7 bediening van klanten via website en telefoon, een significante stijging in leadconversie en een merkbare daling van de operationele druk op het interne team.
Uitdaging
Toplas bedient een groeiende internationale klantenbasis vanuit een beperkt administratief team. De combinatie van stijgend websiteverkeer, een hoog volume aan inkomende oproepen en de nood aan meertalige ondersteuning maakte het steeds moeilijker om elke klant dezelfde service te garanderen. Concreet kampte Toplas met de volgende uitdagingen:
- Lage conversie van websitebezoekers naar leads.
- Hoge telefonische druk op het administratieve team.
- Gemiste oproepen en onvoldoende opvolging buiten kantooruren.
- Veel repetitieve vragen die manueel werden afgehandeld.
- Beperkte ondersteuning voor internationale klanten door taalbarrières.
Deze knelpunten leidden tot gemiste verkoopkansen en een inconsistente klantervaring, wat niet paste bij de groeiambitie van Toplas.
Oplossing
De chatbot beantwoordt 24/7 vragen van websitebezoekers in meerdere talen, geeft informatie over diensten, detecteert en kwalificeert leads en stuurt deze door naar het juiste team. Alle interacties worden centraal gelogd voor opvolging en analyse.
De voice agent beantwoordt inkomende telefoons automatisch, ook buiten kantooruren. Het systeem begrijpt en interpreteert vragen, geeft correcte informatie, registreert gesprekken in gestructureerde berichten en stuurt aanvragen door naar de juiste medewerker voor opvolging.
Competitief voordeel
Toplas beschikt nu over één geïntegreerd systeem voor zowel chat als telefonie, wat zorgt voor een consistente en meertalige klantinteractie over alle kanalen. De 24/7 bereikbaarheid wordt gerealiseerd zonder extra personeelsinzet, terwijl centrale dataverzameling het team inzicht geeft in klantvragen en -gedrag. Repetitieve taken worden sterk gereduceerd, waardoor medewerkers zich kunnen focussen op taken met meer toegevoegde waarde. Tot slot is de oplossing schaalbaar en groeit ze mee met de internationale activiteiten van Toplas.
Resultaat
Sinds de implementatie van de digitale secretaresse heeft Toplas een duidelijke verbetering gerealiseerd op het vlak van bereikbaarheid, efficiëntie en klantopvolging:
- 24/7 bediening van websitebezoekers en inkomende oproepen.
- Significante stijging in leadconversie via de website.
- Verminderde telefonische druk op het administratieve team.
- Gestructureerde opvolging van alle interacties.
- Meer inzicht in klantgedrag dankzij centrale logging en CRM-integratie.
- Verhoogde klanttevredenheid en efficiëntere interne werking.
Deze use case toont hoe AI-D AI inzet als versterker van klantgerichte processen, met directe impact op bereikbaarheid, conversie en operationele efficiëntie.
De zaakvoerder van Toplas, Martijn Geerits, getuigt in een promotievideo over de samenwerking met AI-D. Hij benadrukt de tevredenheid over het traject, snelheid en kwaliteit waarmee de digitale assistent werd ontwikkeld, en geeft aan dat verdere investeringen in AI gepland zijn.
Oleksandr Uvarov
AI Engineer
It’s easy to forget mentioning a sophisticated product detail to a client. AI never forgets the context.
Net als Toplas kan uw bedrijf elke klant meertalig en op elk moment te woord staan. Plan een gesprek met AI-D en ontdek wat een digitale secretaresse voor jouw team kan betekenen.
Gerelateerde thema’s
Gerelateerde cases
